Vanaf 1 oktober 2009 treedt de nieuwe wetgeving omtrent e-mailcommunicatie in werking. Voor iedere uitgever die werkt met nieuwsbrieven, e-mailalerts of een andere vorm van e-mailmarketing is het goed om te weten wat dit voor invloed op de organisatie zal hebben.

Afgelopen maandag zette Paul Neuteboom op Frankwatching uiteen welke wijzigingen er aan zitten te komen en hoe daar mee om te gaan.

De veranderingen
Kort samengevat zijn dit de belangrijkste wijzigingen:

• Vanaf 1 oktober geldt ook voor B2B e-mailcommunicatie het opt-in principe. Er moet vanaf dat moment dus vooraf toestemming zijn gegeven om te mogen communiceren via e-mail (met uitzondering van persoonlijke e-mail uiteraard).
• Ook voor je bestaande bestand moet je toestemming hebben. Het gaat dus niet alleen om adressen die je vanaf 1 oktober gaat toevoegen!
• De toestemming moet bewust gegeven zijn. Oftewel: geen vooraf aangevinkte checkboxes op de website en geen toestemming verstoppen achter een link.
• De betreffende persoon moet weten waarvoor hij permissie geeft of heeft gegeven.
• In elke e-mail moet de werkelijke identiteit van degene die de communicatie overbrengt worden vermeld.
• In elke e-mail moet de mogelijkheid tot opt-out worden geboden.

Er is echter ook een belangrijke uitzondering. Als verzender heb je geen toestemming meer nodig wanneer het e-mailadres verkregen is bij een verkoop van producten of diensten. Let wel, dit geldt alleen als er voldaan is aan de volgende drie voorwaarden:

• De klant is verteld dat de elektronische contactgegevens hiervoor gebruikt zullen worden
• De klant moet de mogelijkheid hebben tijdens het verkrijgen van het e-mailadres dit te weigeren
• De communicatie die verzonden wordt heeft alleen betrekking op eigen en gelijksoortige producten

Gevolgen van deze wijzigingen
Aangezien het opschrijven van de regels en het interpreteren ervan twee verschillende dingen zijn, heeft Paul Neuteboom in zijn artikel de meest voor de hand liggende vragen beantwoord.

Voor de meeste uitgevers is vooral het punt omtrent de bewijslast het meest interessant. Vanaf 1 oktober 2009 moet jij dus bewijzen of iemand zich vrijwillig heeft aangemeld voor je nieuwsbrief. Mocht je dus adressen verkregen hebben met bijvoorbeeld antwoordkaarten dan dienen deze dus bijvoorbeeld voorzien te zijn van een handtekening. Voor elektronische aanmeldingen is er eigenlijk maar één oplossing; double opt-in.

Double opt-in (of Confirmed opt-in)
Deze methode, die ook wel confirmed opt-in genoemd wordt, is eigenlijk de enige die echt bewijst dat degene die zich inschrijft ook werkelijk de persoon is die toestemming heeft gegeven.

Na aanmelding krijgt de houder van het e-mail adres een verzoek om bevestiging opgestuurd, met daarin de vraag of hij zich daadwerkelijk wil aanmelden voor de mailinglist (of voor een nieuwsbrief of iets dergelijks). Indien de houder van het bewuste e-mailadres geen bevestiging terugstuurt, moet er vanuit gegaan worden dat iemand anders dat adres heeft opgegeven (of dat de houder zich heeft bedacht). Indien de houder van dat e-mailadres de vraag bevestigt, geeft hij expliciet aan dat hij toestemt met de ontvangst van emails via die mailinglist.

Omdat de verzender ook moet kunnen aantonen dat de ontvanger toestemming heeft verleend, dient het systeem de verzoeken tot bevestiging en de gemaakte bevestigingen op te slaan (‘loggen’), zodat desgevraagd die toestemming kan worden aangetoond. Dat is van belang op het moment dat ontvanger en verzender van mening verschillen over het ‘gevraagde’ karakter van de mailing (bijvoorbeeld als de ontvanger de mailing als ongewenst beschouwt, en daarom als spam bestempelt).

Wat is er mis met ‘gewone’ opt-in?
De optie voor een ‘enkele’ opt-in is feitelijk niet meer dan alleen maar een e-mailadres invullen. Daarna stopt het aanmeldproces, en is daardoor niet waterdicht. Veel partijen suggereren dat deze methodiek voldoende is, maar hij is zeer discutabel omdat het makkelijk te ‘omzeilen’ is. De enige actie die namelijk extra uitgevoerd wordt is het aanvinken van een checkbox. Hieruit is echter niet te herleiden dat dit ook werkelijk door de houder van het e-mailadres uitgevoerd is.

Huidige bestand
Als laatste wil ik nog even dit punt van Paul Neuteboom aankaarten. Hoe moet u nu verder na 1 oktober? Eigenlijk moet u vandaag nog beginnen met actie te ondernemen, want anders is uw klantenbestand over 6 weken niks meer waard. Immers, iedereen in uw bestand die geen expliciete toestemming heeft gegeven zult u vanaf 1 oktober niet meer mogen benaderen. U heeft drie opties, te weten:

1. Alsnog toestemming krijgen
2. Uw bestand weggooien en opnieuw beginnen
3. Gewoon het huidige bestand blijven gebruiken

Zoals u kunt begrijpen is eigenlijk alleen optie 1 echt aan de orde. Bedenk wel dat alleen tot 1 oktober u opnieuw mag vragen om toestemming, want na die datum dat dus feitelijk niet meer toegestaan. Houd er rekening mee dat u een groot deel van uw bestand zal verliezen.

Optie 3 (optie 2 behandel ik maar niet) is nog een mogelijkheid en zal voor iedereen een aparte afweging kunnen zijn, maar wettelijk gezien zit je helemaal fout. De kans dat je na 1 oktober aangemeld wordt bij www.spamklacht.nl is dus ook een stuk groter.

Verder zou ik iedereen willen adviseren om het artikel van Paul Neuteboom op Frankwatching nog eens aandachtig door te lezen, want er staan nog veel meer interessante details is!

Gerelateerd: De wetswijziging is uitgesteld naar 1 oktober

foto: Freezelight

Gerelateerde berichten:

• Conversie staat of valt met overtuigingspsychologie
• Eenvoudig inloggen met Facebook, Twitter of LinkedIn
• Online nieuws verslaat papieren evenknie
• Verleiden op internet: hoe maak je een website onweerstaanbaar?

Trefwoorden: 1 juli, 1 oktober, communicatie, confirmed opt-in, contact, double opt-in, e-mail, e-mailmarketing, email, emailmarketing, flickr, LinkedIn, nieuws, nieuwsbrief, nieuwsbrieven, opt-in, reed, spam, telecomwet, uid, uitgever, usability, website, wetgeving

Remko Zuiderwijk is tegenwoordig Operationeel Manager bij Liones. Maar naast deze functie is er een liefde voor online projecten die komt uit zijn vorige functie als Projectmanager/Consultant. Vooral op gebieden als conceptontwikkeling, verdienmodellen, social media en usabillity adviseert hij nog dagelijks klanten. Tot slot is hij een van de initiatiefnemers van het weblog Publishr.nl. Vragen? Neem gerust contact op via mijn LinkedIn of mijn Google Profiel
Bekijk meer berichten van Remko Zuiderwijk