Uitgevers zien er van verre allemaal hetzelfde uit. Ze creëren content en publiceren dat via print en via andere kanalen. Het invoeren van een redactioneel systeem lijkt dan ook redelijk eenvoudig. Bij het selecteren van een oplossing voor redactionele automatisering wordt echter nogal eens over het hoofd gezien dat vrijwel iedere uitgever uniek is. Juist die unieke manier van werken levert behoorlijke uitdagingen op bij het implementeren van redactionele systemen.

Zo kwam ik de afgelopen weken op bezoek bij een aantal uitgevers die een eenduidige oplossing over meerdere vestigingen wilden implementeren. Toen we eenmaal in gesprek raakten over de processen binnen de verschillende vestigingen, bleken er echter nogal wat verschillen te zijn tussen de verschillende werkwijzen van vestigingen en titels. Deze verschillen hebben in de praktijk grote consequenties voor de eisen die gesteld worden aan een redactionele oplossing en voor de benodigde implementatie-inspanningen die geleverd moeten worden.

Vanzelfsprekend kom je in zo’n gesprek vanzelf op het onderwerp “standaardisatie” van redactionele workflows. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Gaat u die winstgevende redactie even vertellen dat ze het voortaan helemaal anders moeten gaan doen? En kunt u dan meteen al die lastige gebruikers vertellen hoe ze het moeten doen? Die hebben immers toch niks beters te doen dan hun processen te herdefiniëren!

Overigens ging het in deze voorbeelden onder andere om een aantal buitenlandse uitgevers, maar dat is puur toeval. We zien in de praktijk nou eenmaal dat hoe groter het aantal titels binnen de uitgever is, des te meer verschillende werkwijzen je tegenkomt. Het maakt eigenlijk niet uit of het gaat om een uitgever van vakpublicaties of van consumentenpublicaties. De kunst is vooral om het aantal werkwijzen terug te brengen, bijvoorbeeld tot twee of drie per type uitgave (tijdschrift, krant, e.d.), zodat er een goede balans komt tussen het vereenvoudigen van het productieproces, het centraliseren van content en het realiseren van de nodige besparingen.

Daarvoor moet je wel eerst goed begrijpen hoe verschillende titels werken en waarom. Begrip creëren is een goede eerste stap. Goede verandermanagers een tweede. Met verandermanagers bedoel ik mensen die de verschillende belangen binnen de uitgever aanvoelen en begrijpen, en die op basis daarvan een zo optimaal mogelijke middenweg kunnen vinden. De gemiddelde uitgever vindt redactionele automatisering nou eenmaal niet bijzonder boeiend, tenzij je hem of haar kunt uitleggen wat de voordelen ervan zijn.

Dus als je aan het begin van een project staat, waar het verbeteren van de redactionele automatisering onderdeel van uitmaakt, kijk dan nog eens goed naar je eigen processen. En zorg ervoor dat je een oplossing kiest die voldoende flexibel is voor jouw organisatie. Betrek de leverancier van de redactionele oplossing ook bij dit proces. Deze weet immers precies welke zaken wel en niet mogelijk zijn binnen de standaardoplossing.

Voorkom verrassingen in een redactioneel automatiseringstraject. Dat is zowel voor de uitgever als voor de leverancier een prettige gedachte. En als een leverancier zegt dat alle uitgevers hetzelfde zijn? Vergeet het dan maar!

Gerelateerde berichten:

None Found

Trefwoorden: organisatie, proces, Redactionele automatisering, verandermanagement

PubliQare en Qare4Media maken deel uit van de Qare Groep. De Qare Groep is een Nederlandse dienstverlener die zich met vestigingen in Nederland, Engeland en Frankrijk richt op systeemintegratie en advisering op het gebied van nieuwe technologie bij uitgevers.
Bekijk meer berichten van Hans Fermont